最後一個甜甜圈不要拿

這本書介紹了許多在商場、職場上的禮儀，包涵了許多小技巧。
算是值得一讀的好書，推薦給大家。




1. 別小看微不足道的小事

接待訪客的重要小事：

- 邀請訪客進入辦公室後，把門關起來。
- 在會談中，不要接電話。
- 當訪客還待在你的辦公室時，不要簽署文件、查看電子由間或處理任何公事。
- 請訪客談一談自己的事情 - 例如旅遊的經驗或家人，這些話題可以幫助他們放鬆，也可以讓彼此的關係加溫。
- 預先安排好辦公室的座位，因為你可以坐在握有『主控權』的位子上，而且和你想建立關係的訪客之間沒有任何阻礙。 安排座位的方式應該是讓雙方坐在桌角的兩邊，而不是坐在對面，除伐你覺得這位潛在客戶還有帶評估。
- 要注意對方肢體語言發出的強烈訊號，並隨之調整自己的言談舉止，或選擇打破規則，以拉近彼此的關係。
- 交談時應該配合對方說話速度、遣辭用句、音調和語氣。
- 主人應該表現得熱情好客，例如幫客人倒水或咖啡；不過聰明的專業人士應該禮貌地婉拒。 萬一不小心把飲料潑出來，可不是提高聲譽或建立關係地妙招。

拜訪客戶的重要小事：

- 抵達後，先到盥洗室檢查自己的儀表是否都很妥當。
- 把名片交給櫃台。
- 站在會客區，用左手拿著公事包或文件，空出右手來握手。
- 讓客戶帶你到會客區。
- 你攜帶的每一件東西都必須和客戶有關。千萬不要帶著一個很大的公事包去和客戶開會，另他覺得自己不過是你的眾多客戶之一，而不是獨一無二的重要客戶。
- 請客戶先入座。
- 如果你希望雙方關係加溫的話，當你有機會選擇坐在客戶對面或方作桌角兩旁，做好選擇桌角兩旁的座位。
- 如果你可以選擇座位，而你希望取得掌控，那麼就選擇面對門口的座位。 讓位階較高的人坐在你的右邊，同事則坐在你對面，所以你們可以一起『掌控』會議和會議進行的狀況。
- 會議開始前，先交換名片，然後把名片放在手邊，放在資料夾附近，因此需要時可以有效使用。
- 不要只是宣佈與會者的名字，而是要好好介紹他們。
- 提供議程。
- 遣辭用句要非常小心。比方說，要說『哈囉』，而不是『嗨』；說『我相信』，而不是『我認為』； 說『不過』而不是『但是』。盡量使用比較專業的字眼。

2. 扮演稱職的介紹人

介紹時應該使用尊稱。
介紹方式必須一致。
應該將你打算介紹的對象先排定優先順序。很重要的是，必須先說出最重要那個人的名字。

3. 聊天的藝術

應該避開的危險話題：
政治、宗教、個人議題(健康、財務、宗教)

安全的話題：
天氣、好書、交通、周遭環境、運動、自己。

閒聊的小竅門：

- 首先是觀察。如果你肯下功夫找到破冰的絕招，那閒聊的效果會更好。
- 穩札穩打。避免討論政治或宗教這類容易引發情緒反應的話題。
- 多問開放式的話題。鼓勵他人敞開心胸，和別人交聊，你也能從中獲得更多資訊。
- 眼神專注地看著對方，顯示你對他很有興趣，而且很尊重他。
- 切記，肢體語言會洩露你真正的感覺。

4. 廣結人脈
參加活動前：

- 設法拿到出席名單。再三檢視並試著練出名單上的名字。
- 預先評估賓客名單是為了能進一步查核和準備。了解他們的背景、事業重心，以及近期的活動， 你可以從中獲得寶貴的資訊，並且找到一些可以聊的話題，顯示你了解他們的挑戰和企圖。
- 尋找可結交的人脈和有用的關係。先了解這個場合有哪些可以建立的重要關係，設法從活動中獲益，同時又有所貢獻。

活動當天：

- 當你走進會場，要曉得大多數人都會看著門口，注意有誰來了，好好利用這點。
走進會場之後，停下腳步約15秒左右，掃視全場，和其他人直接眼神交會，然後在開始和屋子裡的人交際。把腳步放慢，充滿自信地穿過會場。
記住，態度就是一切！告訴自己，這是你的場合，你的舞台。當你滿懷自信地穿過人群時，你會為整個房間創造獨特的氛圍。

- 一般而言，應該和每個人聊個三、五分鐘才離開。不過告退時要非常小心，應該坦誠說明你的動向。別忘了，你來參加活動是為了贏取信任，發展關係， 如果你不打算回來找這個人談話，絕對不要說：『我一會兒就回來。』必須心口如一。 合乎禮儀的說法是圓融坦誠的說明：『和你聊天非常愉快，很謝謝你花時間和我談話，不過我必須過去那邊和一位先生談一談。如果今天晚上沒有機會在碰面，或許未來幾周我們可以保持聯繫』

- 關於會見高階主管，需要注意一件重要的事情：絕對不要項高層人士要名片。就商場禮儀而言，高階領導人通常只和其他地位相當的人交換名片，在他們的圈子裡，這是公認的作法。 萬一有某個高層人士像你要名片，你應該視為莫大的恭維。

活動結束後：

- 檢查收集來的名片，如果需要的話，在背面作一些註記。如果遲遲不作這件事，你可能會逐漸忘掉一些重要的細節，以至於影響後續的追蹤聯繫。 必須慎重處理後續的聯繫，一定要在活動結束後第二天或儘快和你遇見的人聯繫。

- 你可能只想和目前或最近的將來對你有用的人聯繫，請切記，這樣作是不對的，而且很沒禮貌。必須和你見過的每一個人聯繫，謝謝他們花時間和你談話， 表示你很有興趣翰他們繼續保持聯繫，讓他們知道你非常珍惜這次難得的交談。

廣結人脈的小竅門：

- 先吃一點東西。你去參加活動，不是為了吃東西。
- 盡量少喝飲料。
- 和落單的人攀談，或加入三五成群的小團體。他們最歡迎你加入。
- 臉上帶著親切的表情。如果你不確定自己平常都自然流露什麼表情，最好先對著鏡子練習，或請信賴的朋友和你一起練習。
- 多和其他人握手
- 準備好一段搶眼的自我介紹，內容包過你的姓名、頭銜和從事的工作。
- 慢慢來，不要急。好好利用這十五分鐘的機會。
- 先專心聽別人說話，等一下在道別人看不見的地方記筆記。
- 事後應該透過電子郵件、短簽或電話保持聯絡，即使是目前幫不上什麼忙得人，也要對他們禮數週到。
- 如果其他人有需要幫忙的地方，應該主動提供協助。你參加活動不只要從中獲益，也要有所貢獻。

5. 打電話的技巧
- 你打了一通電話給重要客戶，先和他閒聊一下，在慢慢切入正事。在這種情況下，誰應該負責收尾，為談會作個總結？
答案是：這應該是你的責任。原則上，誰主動打這通電話，就應該負責結束談話。

打電話的小竅門：

- 講電話時要面帶微笑。笑容能令你的聲音顯得溫暖而生氣勃勃。
- 要尊重把關的人。耍花招只會令你顯得詭計多端，無法贏得信任。
- 應該站著講電話，你的聲音聽起來才會強而有力、精神抖擻。
- 打電話時，前面擺個鏡子。你才會記得面帶笑容，表情生動，因此電話線傳出去的聲音也會更吸引人。
- 無論你是撥電話或接電話的人，都應該把注意力放在雙方的對話上。不要一邊講電話，一邊瀏覽網頁，查看電子郵件或整理桌子。
- 打電話時，不要問對方：『你有沒有時間講幾分鐘電話？』現在，幾乎沒有人有空作任何事。寧以正面的角度提問：『你現在正好有空嗎？』
- 小心地使用腳本。預先規劃電話中的說詞是明智之舉，想好先說什麼，後說什麼十分重要，這樣才能確保自己能切中要點。不過要小心的是，完全照本宣科聽起來可能很假。
- 安排下次會議的時間。無論你的弟一通電話是多麼成功，你仍然需要安排面對面的會談，或至少預先訂好下次通話時間，並提出有關下次討論的具體建議。
- 要知道誰應該負責掌控這次通話。如果這通電話是你撥的，那麼你就有責任控制議程，同時歸納重點，結束通話。
- 使用專業術語，而且文法必須正確無誤。即使是通電話，仍然應該遵守適當地禮儀規範。
- 使用語音信箱時，留言必須簡明扼要，只講重點。
- 用行動電話談公事時，必須注意周遭環境。在公共場所談生意時應該特別小心。
- 應該留意新的電話科技，例如來電等候、鈴聲或其他新奇玩意，會不會反而阻礙你建立關係。

6. 善用電子郵件

使用電子郵件的小竅門：

- 明智地選擇和運用主旨這一欄的內容。這是你以專業方式為自己說明，並且塑造極佳第一印象的好機會。
- 使用尊稱。即使別人請你直呼其名，在電子由建中稱呼別人的名字仍然要很小心。恰好看到這封信的人曉得你都直接較公司總裁的名字時，要確保他們不會大驚小怪。
- 在電子郵件中仍然應該附上私人的問候和致意，為冷冰冰的電子通訊增添一點溫暖的人情味。
- 儘速回信。
- 無論電子郵件的機密等級為何，仍然應該視之為公開的信件，因為電子郵件通常都能夠而且也會被自由轉寄。
- 用來作公務溝通的電子郵件，不要拿來傳笑話、連鎖信或其他和公事無關的玩笑。
- 你不想公開的事就不要用電子郵件傳送出去。因為使用電子郵件時，沒有機密可言。
- 『刪除』絕不代表永遠消失。需要小心的是，即使已經刪除釣得電子郵件仍然可以復原。一定要確定你發出的每一封電子郵件的內容在公務上都很適當。
- 使用電子郵件來安排會議日程或解決衝突時，如果就同樣主題已經通了至少三封電子郵件仍無法解決時，應該改採更直接的溝通方式，例如打電話或親自去和對方面對面討論。
- 利用電子郵件溝通很容易造成誤解，因此對這點必須更加敏感。不要太輕易覺得對方冒犯了你，有誤會時要趕快拿起電話來溝通。 你要知道，電子郵件可能會遭受到錯誤解讀，被對方認為內容愚蠢、聳人聽聞或資訊不足。
- 寫英文電子郵件時，不要全部使用大寫，除非你想讓收件人認為你太誇大。
- 不要妄自揣測。電子郵件寄丟了、沒有傳送出去、或不小心刪除了，都是常見的事。沒有收到回信時，不要假定對方不回覆你的信。 如果不確定的話，應該以其他方式作後續追蹤，例如打電話或傳真。
- 絕對不要在盛怒之下發電子郵件。雖然儘速回覆電子郵件很重要，但是如果某封電子郵件令你血壓上升，最好等候24小時才回覆。 你可能發現經過一天以後，你慢慢冷靜下來，回信的語氣也變得比較和緩。

7. 餐桌禮儀

你邀請可能的新客戶吃飯，那麼應該由誰決定在哪用餐呢？
應該由你決定。提出邀請的人是你，因此你有責任掌控整個流程。如果可以安排在他最喜歡的餐廳裡用餐，必然另客戶印象深刻。
你願意花功夫事先做好功課，展現你對細節的重視，能為你加分不少。

什麼時候該停止閒談，開始討論正事？應該由誰來主導話題轉換？
安排這次餐會得人應該主導話題的轉換。一般而言，不應該在用餐時討論公事。等到用餐完畢，開始喝咖啡或吃甜點時，才適合談公事。


8. 高效能的簡報技巧
發表簡報的小訣竅：

- 報告前好好休息。
- 事前有充分的準備，把報告內容融會貫通，因此現場報告時不需要再依賴提示卡和筆記。
- 穿著得體的服裝。
- 提早抵達會場。
- 如果可能的話，應該和每一位聽眾握手致意，親自歡迎他們。
- 和介紹你出場的人握手。
- 取下掛在腕上的手錶。
- 先注視座位離你最遠的觀眾，然後依次和每位觀眾眼神教會。
- 要注意自己說話時的音質、速度和音量。
- 使用簡報軟體或其他工具時，應該站在左邊。因為觀眾閱讀時會從左讀到右，所以視線的焦點會放在你身上。
- 精神上要專心投入，但肢體要放輕鬆，讓你富有創意的報告可以大放異彩。
- 作總結時威威鞠躬，優雅地劃下句點。
- 走到門口，親自和每一位聽眾道謝。

9. 開會禮儀
開會的小訣竅：

- 盡可能挑選面對門口的座位。無論你是主人或訪客，這個位子都能為你創造優勢。
- 婉拒主人的熱請款待。最好說：『謝謝你，不用了。』如果這麼做可能會冒犯了主人，那麼最好淺嘗即止。
- 要捨得花錢買高質感的文具。在會議中拿出學生用的筆記簿和螢光筆，完全無助你的專業形象。
- 攜帶的公事包越小越好。太大的公事包會令客戶覺得他只是你的眾多客戶之一。
- 一進到客戶公司所在地，立刻關掉手機。
- 預先準備好議程，並且多印幾份帶去。這是讓會議朝著你希望的方向進行的好方法。
- 多和與會者交換名片，並把收集到的名片放在你看的到的地方。把名片放在你看得到的地方，需要時就可以隨時提及與會者的名字。
- 把手放在桌上，讓其他人看得見，而不要藏在檯面下。
- 注意看時鐘。做簡報時，時間掌控非常重要。應該遵照你原先說明的時間來進行議程。
- 慎重使用輔助工具。即使用簡報軟體等科技工具，會議的焦點仍然應該放在你身上，以及你要傳達的訊息上。別讓輔助工具搶了你的鏡頭。

12.不要小看名片

有關名片的小訣竅：

- 把名片放在高質感的名片夾中。
- 投資製作高質感的名片。
- 你的名字必須是名片上最醒目的資訊。
- 名片一定要保存到完美無瑕。有摺痕或翹起來都會令人印象不好。
- 絕對不要假定別人想要你的名片，一定要先徵詢對方的意思。
- 絕對不要向高階主管要名片。許多高階主管都只和地位相當的人換名片。
- 要記住，名片反應了你這個人和你代表的公司。所以無論設計名片、投名片、遞名片、接名片或確認收到名片、放置名片時，
都必須懷抱敬意，並且好好利用這個機會來突顯自己。
- 在名片上寫任何東西之前，應該先取得名片所有人的同意，否則就等到脫離對方視線範圍後在寫。

# 書名：最後一個甜甜圈不要拿
# 作者：茱迪斯．博曼
# 譯者：齊若蘭
# 出版社：遠流
# 出版日期：2008年05月01日
# 語言：繁體中文
# ISBN：9789573262985

最後一個甜甜圈不要拿
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